Debiteurenstress, hoe voorkom je dat?

17. mei 2013 12:48

Debiteurenstress, hoe voorkom je het?

In november jl. schreef ik een artikel over het voorkomen van debiteuren. In de tussentijd heb ik n.a.v. dit artikel regelmatig vragen gekregen over de omgang met debiteuren. Debiteuren zijn voor bepaalde groepen mobiliteitsbedrijven onontkoombaar. Denk maar aan bedrijven die veel voor het MKB of de overheid werken. Degene die de rekening moet betalen staat dan meestal niet aan de balie om het voertuig op te halen.

Het proces begint met het in kaart brengen van je klantenbestand wie op rekening mag repareren  en wie niet. Je moet een protocol hebben voor welke klanten ‘op rekening’ mogen. Laat de klant dat ook bij inname van de auto of motorfiets al weten. Er ontstaat een onplezierige situatie wanneer je dat bij aflevering pas meldt. Voertuigen zou ik nooit op rekening leveren. Betaling is dan bij of vóór aflevering.

Deel het overgebleven bestand, wat op rekening mag, in naar grootte van de omzet van de klant. Maak drie categorieën; klein, middelgroot en groot. Door een uitdraai te maken van dit bestand, op/aflopend naar grootte, kan je vrij snel zien hoe je de drie categorieën kunt indelen. Je krijgt dan bijvoorbeeld een groep tot € 2.500 omzet (grootste groep), een middengroep van € 2.500 tot € 5.000 en een topgroep van meer dan € 5.000 omzet per jaar per klant.

Stel voor de middengroep en topgroep een maximale debiteurenstand per klant vast. Je kunt bijvoorbeeld stellen dat de middengroep niet meer dan € 1.500 open mag staan en de topgroep € 2.500. Wanneer je een goed boekhoudsysteem hebt dan kan je dat per klant instellen zodat je direct kan zien wanneer een klant “over de schreef gaat”. Je kunt dan zelf beslissen wat je daarmee doet. Het overkomt je dan niet meer……..

Voor de grootste klanten en klanten met een moeizaam betalingsverleden doe je er verstandig aan om de kredietwaardigheid vast te laten stellen. Dit kan je niet zelf zodat je het moet laten doen door een incasso-organisatie. Zij beschikken over databases waaruit blijkt wat het maximale limiet is voor een bepaalde klant. Zo heeft Graydon bijvoorbeeld interessante online tools ontwikkeld waarmee je zelf heel snel en eenvoudig de kredietwaardigheid van de meeste zakelijke klanten op je beeldscherm krijgt in de vorm van een eenvoudig dashboard met financiële kengetallen. Ze geven daarbij ook een advies voor de maximale kredietwaardigheid. BOVAG-leden krijgen zelfs een flinke korting!

Maak je niet te druk om de groep kleine debiteuren, stel hier een duidelijk aanmaningsbeleid voor op. Vermeld duidelijk op de factuur wat je betalingstermijn is, dat voorkomt al een flink deel van het probleem. Stuur 3 dagen na het verlopen van de termijn een geautomatiseerde herinnering per e-mail of post. Je zult zien dat de meeste klanten daar op reageren door te betalen of een klacht kenbaar te maken. Geef een duidelijke tweede betalingstermijn aan en waarschuw alvast voor een aanmaning. Drie dagen na het verlopen van deze termijn volgt een aanmaning per post met een extra betalingstermijn van 10 dagen. Geef daarin aan dat er hierna bijv. € 25 aanmaningskosten in rekening worden gebracht wanneer er niet tijdig wordt betaald. Na 13 dagen wordt de tweede aanmaning verstuurd welke verhoogd is met de beloofde aanmaningskosten. Ook nu wordt een betalingstermijn van 10 dagen genoemd waarbij gemeld wordt dat de zaak hierna uit handen wordt gegeven en jij dan niet langer aanspreekbaar bent m.b.t. de betreffende vordering.

Kijk regelmatig naar de tussengroep, daar vallen meestal de klappen wanneer er tegenwind is. Bij een crisissituatie valt het op dat middelgrote bedrijven het vaakst failliet gaan. Ze zijn in goede tijden boven hun macht gegroeid en weten niet altijd met tegenvallende omstandigheden om te gaan. Grote bedrijven grijpen eerder (soms rigoureus) in en kleine bedrijven zetten de tering naar de nering en overleven daardoor meestal wel. Dat gaan we ook zien in de mobiliteitsbranche wanneer de crisis (naar verwachting) aanhoudt.

Wees vooral duidelijk naar je medewerkers én klanten m.b.t. je debiteurenbeleid. Wanneer het mensen volstrekt duidelijk is wat de regels zijn dan houden ze zich er beter aan. Sommigen zoeken de grenzen op en een enkeling blijft maar hardnekkig veel te laat betalen. De laatste categorie kan je beter laten gaan. Ze kosten veel tijd die je niet meer kan besteden aan goed betalende trouwe klanten.

Heb je er trouwens wel eens aan gedacht om trouwe en goed betalende klanten te belonen? Je zou bijvoorbeeld voor kunnen stellen om 1% (extra) korting te geven wanneer je openstaande facturen periodiek mag incasseren. Want motiveren tot snel betalen werkt altijd nog beter dan dreigen of straffen met de deurwaarder!

Een goed debiteurenbeheer levert veel geld op. Ga maar na, wanneer je op deze wijze bijvoorbeeld gemiddeld € 30.000 minder debiteuren zou hebben dan kan je daar drie auto’s of motorfietsen voor in de showroom zetten. Deze voertuigen kunnen jaarlijks zes keer worden verkocht met een bruto marge van minimaal 12% waardoor je € 21.600 extra marge binnen krijgt. Lijkt je dat niet interessant?

Wil je ook minder debiteurenstress en meer werkkapitaal in je bedrijf beschikbaar houden? Vraag mij om je te helpen om je administratieve processen en communicatie met je klanten te verbeteren. Ik kan jou en/of je debiteurenbeheerder in een dagdeel  heel goed  op weg helpen om debiteurenstress te verminderen. Je hebt dan weer meer tijd en zin om met je klanten aan de slag te gaan! Bel me op 06-53312194, stuur een Twitterbericht  op @Mobilica of een e-mail via jandevries@mobilica.nl. Ik neem dan direct contact met je op.

Reactie plaatsen




biuquote
  • Reactie
  • Live voorbeeld
Loading